Control y cierre
Qué se comprueba antes de facturar, por qué un control que bloquea todo lo salta la gente, y cuánta caja tiene parada una casa por albaranes sin conformar.
12 apartados·30 minutos de lectura·acaba con doce preguntas
- El panel del viernes dice que todo está bien
- De dónde sale cada número de esta página
- Las nueve comprobaciones del cierre
- Bloquear y avisar no son dos intensidades del mismo mando
- La ley que hace que los avisos no funcionen
- El modelo formal
- Las tarifas no tienen historia
- La caja parada por albaranes sin conformar
- Simulador: cuántas bloquean y cuántas avisan
- Ejercicios resueltos
- Se cruza con Contabilidad, y no de adorno
- Quiz — Control y cierre
El panel del viernes dice que todo está bien
Son las siete de la tarde de un viernes en Suministros Pallarés. El reparto ha vuelto y en el ordenador hay un panel que se llama «cierre», que mira cada pedido antes de dejarlo facturar.
El panel hace nueve comprobaciones. Cuatro de ellas paran el pedido: hasta que alguien lo arregla, no se factura y no sale. Las otras cinco solo escriben una línea en una lista.
Esa lista tiene hoy 170 líneas y la de ayer tenía 163, y nadie la abre desde hace tres semanas.
Y ahí está el módulo entero. Las cuatro que bloquean funcionan, porque no se pueden ignorar. Las cinco que avisan no funcionan, porque sí. Una comprobación que solo avisa no es una comprobación más floja: es una comprobación que casi no existe.
Los números de la casa, para colocar la escena. Pallarés factura 4.200.000 € al año en 43.472 pedidos, así que el pedido medio son 96,61 €. Las nueve comprobaciones se disparan 9.725 veces al año: uno de cada cuatro pedidos y medio levanta algo.
| La pregunta | La respuesta corta |
|---|---|
| ¿Qué cuesta el reparto actual, cuatro y cinco? | 72.797 € al año, y es el mínimo de las diez opciones |
| ¿Y si bloquearan las nueve? | 267.462 €, y 39 pedidos parados cada día de 174 |
| ¿Y si avisaran las nueve? | 154.787 €, con 5.740 errores colándose al año |
| ¿Cuánta caja hay parada por albaranes sin conformar? | 16.392 €, y la cuenta está más abajo, paso a paso |
| ¿Cuánto vale reimprimir un albarán de hace tres meses? | Nada. Sale con el precio de hoy, y eso no se puede arreglar leyendo |
Las cinco salen de la misma cuenta. Y la última no es un detalle técnico: es la que impide probar qué se facturó.
📋 Guía docente del módulo
Objetivos
- Describir el cierre de una operación como un conjunto de comprobaciones con su tasa de disparo, su precisión y su daño.
- Separar un control que bloquea de uno que avisa, y decir qué cuesta cada uno.
- Calcular la fracción de avisos que alguien atiende cuando el número de avisos crece.
- Decidir qué comprobación bloquea con una regla escrita, y defenderla con euros.
- Calcular la facturación parada por documentos sin conformar y traducirla a días de cobro.
- Detectar un dato sin historia y explicar qué deja de poder probarse por su culpa.
Resultados de aprendizaje
- RA1. Construir la tabla de comprobaciones de un cierre con las tres cifras que hacen falta, y señalar cuál de las tres nadie mide.
- RA2. Aplicar la regla de decisión —bloquear si el daño esperado del disparo supera lo que cuesta parar— y ordenar las comprobaciones por ella.
- RA3. Calcular el coste total de un reparto de bloqueos y avisos, y localizar el mínimo.
- RA4. Explicar por qué el punto donde se cruzan las dos curvas no es el mínimo de la suma.
- RA5. Calcular la caja parada por albaranes sin conformar a partir del número de pedidos y del plazo de cobro, y comprobar el resultado por dos caminos.
- RA6. Evaluar si una tabla de precios sin fechas de vigencia permite reconstruir una factura antigua, y decir qué falta.
Bibliografía de referencia
Primero la norma, citada por artículo. Después la literatura, con año y revista. Al final digo lo que he dejado fuera.
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Art. 4, en la redacción de la Ley 15/2010: sesenta días de tope, contados desde la entrega, y indisponible. No se puede pactar más, ni con la firma de las dos partes.
- Reglamento (CE) n.º 178/2002, art. 18. Trazabilidad en alimentación: un paso atrás y un paso adelante, en todas las etapas. Es la norma que convierte la comprobación del lote en un bloqueo y no en un aviso.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento de facturación. Arts. 6 y 11: qué lleva dentro una factura y en qué plazo se expide. Aquí sale la factura recapitulativa, que es la que permite agrupar albaranes de una quincena.
- Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad. Norma de registro y valoración 14.ª y la cuenta 4309, «Clientes, facturas pendientes de formalizar». Un albarán entregado y no facturado tiene sitio propio en el balance, y casi nadie lo usa.
- COSO (2013). Internal Control — Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. De aquí sale la distinción entre control preventivo y control de detección, que es la de bloquear y avisar con otro nombre.
- van der Sijs, H., Aarts, J., Vulto, A. y Berg, M. (2006). «Overriding of Drug Safety Alerts in Computerized Physician Order Entry», Journal of the American Medical Informatics Association, 13(2), 138-147. La revisión que midió cuántos avisos se saltan los médicos: entre el 49 % y el 96 % según el estudio. Es el dato duro de este módulo, y no viene de un almacén.
- Sendelbach, S. y Funk, M. (2013). «Alarm Fatigue: A Patient Safety Concern», AACN Advanced Critical Care, 24(4), 378-386. El mismo fenómeno con otro nombre, en una UCI. La conclusión se repite: al subir el número de alarmas baja la atención a cada una.
- Reason, J. (1990). Human Error, Cambridge University Press. Las defensas en capas y las condiciones latentes. Explica por qué una comprobación que se puede ignorar acaba ignorándose siempre, y no a veces.
- Chopra, S. y Meindl, P. (2019). Supply Chain Management: Strategy, Planning and Operation, 7.ª ed., Pearson. El manual del máster. Aquí se usa la parte de coordinación y medición.
- Cavesea, Logística módulo 4 y Negocios · Contabilidad. El dinero quieto en el almacén y el dinero quieto en el papel son la misma cuenta.
Lo que he dejado fuera por no poder confirmarlo. La Ley 12/2013 de la cadena alimentaria regula plazos de pago y contratos, y a primera vista tocaría. No he podido confirmar que su ámbito alcance una venta de un distribuidor a un bar, así que queda nombrada aquí y no en la lista. Si vas a usarla, mírate tú el artículo 2.
Carga de trabajo estimada
| Actividad | Horas |
|---|---|
| Lectura y estudio del material | 4 |
| Simulador | 2 |
| Ejercicios resueltos y por cuenta propia | 4 |
| Aplicación a un caso propio: las comprobaciones de un cierre que conozcas | 2 |
| Quiz y repaso | 2 |
| Total | 14 |
Cruces
- Negocios · Contabilidad. El albarán sin conformar es una venta entregada y no facturada. Tiene cuenta propia y afecta al periodo medio de cobro.
- Logística módulo 4. El stock muerto y la caja parada son el mismo problema con distinto envase.
- Logística módulo 6. El mostrador que desatasca bloqueos es una cola, y se comporta como tal.
- Tronco Ordenar y anotar. Comprobar lo anotado contra la realidad es la definición literal de este módulo.
Evaluación: se supera con un 70 % o más en el quiz de doce preguntas.
De dónde sale cada número de esta página
Las cifras del negocio son las de Pallarés y están fijadas: 4.200.000 € de facturación, 43.472 pedidos, 7,4 líneas por pedido, 4,1 % de entregas fallidas, 5,48 € por entrega. No se tocan aquí.
Las nueve comprobaciones, sus tasas de disparo y sus daños están inventadas. El aviso de modelo juguete, debajo del simulador, dice una por una cuáles y hacia dónde se equivocan. Lo que sí sale de la literatura es la forma de la curva de atención.
Y la norma citada es de 2026. El derecho de morosidad y el de facturación se tocan con frecuencia. Antes de usar un plazo de aquí para una decisión real, compruébalo en el BOE.
Las nueve comprobaciones del cierre
Cada comprobación tiene tres números. El primero lo conoce todo el mundo, el segundo casi nadie y el tercero, nadie.
- Cuántas veces se dispara al año. Sale del propio sistema.
- Cuántos de esos disparos son un error de verdad. El resto son falsas alarmas.
- Cuánto cuesta ese error si se cuela. El abono, la visita repetida, la multa.
| # | Comprobación | Disparos al año | Son error de verdad | Cuesta si se cuela | Hoy |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Línea sin precio en la tarifa vigente | 402 | 95 % | 31 € | bloquea |
| 2 | Cliente con vencido por encima de su riesgo | 268 | 80 % | 214 € | bloquea |
| 3 | Lote y caducidad sin anotar | 161 | 90 % | 380 € | bloquea |
| 4 | Cantidad servida distinta de la pedida | 930 | 65 % | 38 € | bloquea |
| 5 | Albarán anterior del cliente sin conformar | 2.949 | 100 % | 12 € | avisa |
| 6 | Margen de línea por debajo del suelo | 1.744 | 45 % | 8 € | avisa |
| 7 | Descuento por encima de lo autorizado | 657 | 70 % | 16 € | avisa |
| 8 | Envase retornable sin devolver | 1.428 | 55 % | 6 € | avisa |
| 9 | Pedido por debajo del mínimo de servir | 1.186 | 100 % | 11 € | avisa |
Mira la columna de la derecha y la de los disparos a la vez. Las cuatro que bloquean suman 1.761 disparos al año, siete al día. Las cinco que avisan suman 7.964, casi treinta y dos al día.
No es casualidad. Una comprobación que se dispara mucho no se puede poner a bloquear, porque pararía la casa. Y justo por eso acaba avisando aunque el error que caza sea real el cien por cien de las veces, como la del albarán.
Bloquear y avisar no son dos intensidades del mismo mando
Suenan a lo mismo con distinto volumen y no lo son: son dos cosas distintas y tienen dueños distintos.
| Bloquea | Avisa | |
|---|---|---|
| Quién decide | El sistema | Una persona, si mira |
| Cuándo actúa | Antes del daño | Después, si alguien lo ve |
| Qué cuesta la falsa alarma | Un pedido parado | Una línea más en la lista |
| Qué pasa si hay demasiadas | Se para la operación | Se dejan de leer todas |
| Cómo se llama en control interno | Preventivo | De detección |
La última fila importa, porque esta distinción no la inventó un almacén: está en el marco de COSO desde hace treinta años, con esos dos nombres.
El error de los dos extremos
Hay dos formas de equivocarse aquí, y las dos se ven a diario.
La primera es bloquearlo todo, y parece prudente. Con las nueve bloqueando, Pallarés para 9.725 pedidos al año, que son 39 al día sobre 174 entregas. Uno de cada cuatro y medio, así que la furgoneta sale a medias, el bar se queda sin cerveza y a las dos semanas alguien pide la contraseña que salta el bloqueo. Un control que se puede saltar deja de ser un control y pasa a ser un trámite.
La segunda es avisarlo todo. Con las nueve avisando salen 9.725 avisos al año, 39 cada día, y nadie lee 39 avisos al día. Se cuelan 5.740 errores y la lista se convierte en un adorno que demuestra que la casa «tiene controles».
Las dos posturas se defienden bien en una reunión, y las dos son peores que el reparto que tiene la casa hoy.
La ley que hace que los avisos no funcionen
El aviso número diez no vale lo mismo que el primero, porque los avisos compiten entre ellos por la misma atención, y esa atención no crece.
Esto está medido, y no en logística: en 2006 una revisión publicada en JAMIA miró cuántos avisos de seguridad se saltaban los médicos al recetar con ordenador. Entre el 49 % y el 96 % según el estudio, y hablamos de avisos de interacción entre medicamentos, en un hospital, con un paciente delante.
Si ahí se saltan nueve de cada diez, la lista de un almacén no va a ir mejor.
La forma que usa este módulo es la más simple que reproduce el fenómeno:
L = 1 / (1 + A / A₀)
Donde A son los avisos al día y A₀ el número al que se atiende la mitad. En Pallarés se ha puesto A₀ = 12, o sea que con doce avisos diarios se lee uno de cada dos.
| Avisos al día | Se atienden | Qué significa |
|---|---|---|
| 3 | 80 % | Se miran casi todos, uno a uno |
| 12 | 50 % | La mitad, y se elige cuál por encima |
| 32 | 27 % | Lo que tiene Pallarés hoy |
| 39 | 24 % | Con las nueve avisando |
| 100 | 11 % | La lista es decoración |
Aquí está lo incómodo. Añadir un aviso baja la atención de todos los demás. La comprobación nueva no llega sola: llega quitándole lectores a las ocho que ya estaban, y eso no aparece en ninguna hoja de cálculo.
Y hay una salida que no es ninguna de las dos: si un aviso se dispara mucho, antes de bloquearlo o de resignarse, mira por qué se dispara tanto, porque bajar la tasa de disparo mejora los dos lados a la vez.
El modelo formal
Cada comprobación i tiene tres números: d disparos al año, v de precisión y c de daño si el error se cuela.
si BLOQUEA → errores = 0
paradas = d
si AVISA → errores = d × v × (1 − L)
paradas = 0
La atención se calcula sobre el total de avisos, no sobre cada comprobación por separado. Ese es el acoplamiento que hace que esto no sea una suma de partes independientes.
A = (Σ d de las que avisan) / 250 avisos al día L = 1 / (1 + A / A₀) A₀ = 12
Los 250 son los días de reparto, y salen de la propia casa: 43.472 pedidos entre 174 entregas al día son 249,8.
Lo que cuesta parar un pedido
No es un número redondo puesto a ojo: tiene tres sumandos, y dos de ellos salen de cifras ya fijadas.
administración, 12 minutos 24.000 / 1.760 h × 0,2 = 2,73 €
la entrega que se repite canon del módulo 8 = 5,48 €
riesgo de perder el pedido 12 % × 21,25 € de margen = 2,55 €
───────
p₀ = 10,76 €
Los 21,25 € son el margen del pedido medio: 96,61 € al 22 %. Y el 12 % de riesgo está inventado, que es lo que hay que decir.
Parar cuesta más cuanto más se para, porque el mostrador que desatasca bloqueos es una cola y por encima de su capacidad empieza a acumular:
B = (Σ d de las que bloquean) / 250 bloqueos al día p = p₀ × (1 + B / Q₀) Q₀ = 25
Con las cuatro de hoy salen siete bloqueos al día y p = 13,79 €. Con las nueve salen 39 y p sube a 27,50 €. El mismo bloqueo cuesta el doble cuando hay cola delante, y esa cola la crea la propia decisión de bloquear.
La regla de decisión
De todo lo anterior sale una línea, y es la que hay que recordar:
bloquea si v × c > p
En castellano: bloquea cuando dejar pasar el error cuesta más que parar el pedido. Ordenadas por v × c, las nueve quedan así.
| Comprobación | v × c | Frente a p = 13,79 € |
|---|---|---|
| 3 · Lote y caducidad | 342,00 € | bloquea, y no de poco |
| 2 · Riesgo del cliente | 171,20 € | bloquea |
| 1 · Tarifa vigente | 29,45 € | bloquea |
| 4 · Cantidad servida | 24,70 € | bloquea |
| 5 · Albarán sin conformar | 12,00 € | avisa |
| 7 · Descuento autorizado | 11,20 € | avisa |
| 9 · Mínimo de servir | 11,00 € | avisa |
| 6 · Margen de línea | 3,60 € | avisa |
| 8 · Envase retornable | 3,30 € | avisa |
Salen cuatro y cinco, y hay algo mejor que el resultado: el corte cae en un hueco. Entre 24,70 € y 12,00 € no hay nada. Habría que equivocarse por el doble con los 13,79 € para que la lista cambiase de orden.
Eso es lo que hace fiable una cuenta con parámetros inventados. No que los números sean buenos, sino que el resultado aguante moverlos.
Las tarifas no tienen historia
Aquí es donde este módulo muerde. La tarifa de Pallarés vive en una tabla con tres columnas —cliente, referencia y precio— y sin ninguna fecha.
Cuando un precio cambia se escribe encima del anterior, y el anterior no se va a ningún sitio: deja de existir.
Y el albarán guarda cantidad y referencia, no precio, así que reimprimirlo es volver a buscar ese precio en la tarifa. En la de hoy, no en la de aquel día.
Lo que pasa en mayo
Un bar reclama un albarán del 12 de febrero: dieciocho cajas de la cerveza holandesa. En febrero la caja estaba a 19,90 €. El 1 de marzo la tarifa subió a 20,60 €.
lo que se facturó en febrero 18 × 19,90 € = 358,20 €
lo que dice el albarán de mayo 18 × 20,60 € = 370,80 €
─────────
diferencia 12,60 €
Los 12,60 € de diferencia no son el problema. El problema es que Pallarés no puede probar cuál de los dos números se facturó. Tampoco el bar, pero el bar no tiene que probarlo.
Y hay un detalle peor. Si el bar hubiera pedido después de la subida y reclamara ahora, Pallarés tampoco podría demostrar nada. La casa pierde la discusión gane quien gane, porque no tiene el dato.
Cuánto cuesta al año
Unos 391 pedidos acaban en una discusión de precio, un 0,9 %. Sin historia de tarifa, Pallarés abona en el 40 % de los casos.
abonos que no tocaban 156 × 8,40 € = 1.310 €
tiempo de discusión 391 × 20 min × 13,64 €/h = 1.777 €
───────
3.087 €
Tres mil euros es poco al lado de los 72.797 € del cierre, y decirlo es la lección. El daño de un dato sin historia no se mide en el dato: se mide en lo que deja de poderse probar.
Un albarán que no reconstruye su propia factura no sirve de soporte contable. Y si la Agencia Tributaria pide el soporte de un asiento de hace dos años, la respuesta no puede ser «lo que diga la tarifa de hoy».
Se arregla con dos columnas y un campo
La tarifa lleva desde y hasta, así que cada precio deja de sobrescribir al anterior y pasa a cerrarlo.
Y la línea del albarán guarda el precio aplicado en el momento de cerrarse, copiado y no enlazado.
Eso es todo: dos fechas y un campo. Lleva años sin hacerse porque nunca ha aparecido en ninguna cuenta, y lo que no tiene número no se prioriza.
La caja parada por albaranes sin conformar
Un albarán se conforma cuando el cliente firma que ha recibido lo que dice el papel, y hasta entonces no se factura: lo que no se factura no se cobra.
Esta cifra no estaba escrita en ninguna parte de la casa. Sale de los pedidos y del plazo de cobro, y la cuenta va entera y a la vista.
Paso 1 — El pedido medio
4.200.000 € / 43.472 pedidos = 96,61 € por pedido
Paso 2 — Cuántos albaranes no se conforman el día
Vienen de dos sitios distintos. El primero está fijado; el segundo lo he tenido que suponer.
entregas fallidas, 4,1 % de 43.472 = 1.782 (dato de la casa)
de las 41.690 que sí se entregan, un 2,8 %
vuelve sin firma, con una línea tachada
o con una devolución anotada = 1.167 (supuesto)
───────
2.949 al año
Son el 6,8 % de los pedidos, o sea doce cada día de reparto.
Paso 3 — Cuánto tarda en cerrarse cada uno
La lista de pendientes se revisa los viernes, si se revisa. Entre que se detecta, se llama al bar, el bar contesta y se rehace la línea, van 21 días. Este número también lo he supuesto.
Paso 4 — El plazo de cobro normal
Pallarés factura por quincenas y gira a treinta días fecha de factura.
esperar al cierre de la quincena, de media = 7,5 días
la factura, a 30 días = 30,0 días
esperar la remesa del banco, de media = 7,5 días
─────────
45,0 días
El tope legal son sesenta, contados desde la entrega. Art. 4 de la Ley 3/2004, indisponible desde la Ley 15/2010. Pallarés está dentro, con quince días de margen.
Paso 5 — El margen se lo come el atasco
45 días normales + 21 de atasco = 66 días
Seis días por encima del tope, y el cliente no ha hecho nada: el retraso entero lo pone la casa.
Paso 6 — La facturación que pasa por el atasco
2.949 × 96,61 € = 284.902 € al año
Paso 7 — Lo que hay parado en cualquier momento
284.902 € × 21 / 365 = 16.392 €
Esa es la cifra. 16.392 € de facturación parada, todo el rato, esperando a que alguien mire un papel.
La comprobación por el otro lado
La misma cuenta sale contando papeles en vez de euros, y es la ley de Little del módulo 6.
llegan 2.949 / 365 = 8,08 albaranes al día
esperan 21 días
hay parados 8,08 × 21 = 170 albaranes
170 × 96,61 € = 16.392 €
Dos caminos distintos dan el mismo número, y cuando eso pasa la cuenta está bien montada.
Dónde se nota
Los clientes normales de Pallarés son 4.200.000 × 45 / 365 = 517.808 €. El atasco añade un 3,2 % encima y sube el periodo medio de cobro de 45,0 a 46,4 días.
Compara con el módulo 4: el stock sin movimiento son 31.000 € y ocupa sitio en una nave de 1.400 m², mientras que esto son 16.392 € y cabe en una bandeja.
El dinero quieto que se ve acaba en una reunión. El que no ocupa sitio no sale en ninguna.
Simulador: cuántas bloquean y cuántas avisan
Arranca con el reparto de la casa: cuatro bloquean y cinco avisan, 72.797 € al año. Las que bloquean no las eliges tú: se ordenan por daño esperado del disparo y entran las primeras. Sube el mando a 9 y mira el desastre. Bájalo a 0 y mira el otro. Después mueve solo la atención, sin tocar el reparto, y verás que el mínimo no se queda quieto.
Rojo: lo que cuestan los errores que se cuelan. Gris: lo que cuestan los pedidos parados. Negro: la suma. El punto verde marca el mínimo.
Fíjate en una cosa fácil de confundir. Las dos curvas se cruzan entre el 4 y el 5, y el mínimo del total está en el 4. No son el mismo punto. El mínimo cae donde se igualan los aumentos, no donde se igualan los niveles, y aquí se parecen por cómo han salido las cifras.
Modelo juguete, y conviene saber de qué. Qué sale de fuera: la distinción entre control preventivo y de detección es el marco de COSO; la caída de la atención al subir el número de avisos está medida en la revisión de JAMIA de 2006, con tasas de salto del 49 % al 96 %; el plazo de sesenta días es el art. 4 de la Ley 3/2004 y es indisponible; los 43.472 pedidos, los 96,61 € de pedido medio, el 4,1 % de fallidas y los 5,48 € por entrega son cifras fijadas de la casa. Qué está inventado: las nueve comprobaciones con sus disparos, su precisión y su daño; el A₀ de 12 avisos; el Q₀ de 25 bloqueos; el 12 % de riesgo de perder un pedido parado; el 2,8 % de albaranes que vuelven con reparo; los 21 días de cierre. Hacia dónde se equivocan: los 21 días son cortos —en una casa sin alerta un albarán olvidado dura meses—, así que los 16.392 € son un suelo; el 2,8 % también es optimista para un reparto con albarán de papel y firma a bolígrafo; y la forma de L es suave, porque en la práctica la atención cae de golpe cuando alguien decide que esa lista no es suya. Qué sí es fiel: que existe un mínimo interior y no está en los extremos; que añadir un aviso empeora los demás; que una comprobación que dispara mucho no se puede bloquear aunque su precisión sea del cien por cien; y que bajar la tasa de disparo mejora los dos lados a la vez. Y lo que el modelo no sabe contar: que bloquear la del albarán liberaría 14.831 € de caja y devolvería el cobro por debajo de los sesenta días. Eso no está en los euros del cierre, y aun así pesa.
Tres experimentos, en este orden
- Sube el mando a 9. El total pasa de 72.797 € a 267.462 € y se paran 9.725 pedidos al año. Cero errores, y la casa no reparte.
- Bájalo a 0. El total se queda en 154.787 € y se cuelan 5.740 errores. Sigue siendo peor que cuatro, por más del doble.
- Vuelve a 4 y baja la atención a 4 avisos al día. Sin tocar el reparto, el coste sube. Lo que ha cambiado no es el control: es cuánta gente lo lee.
✍️ Ejercicios resueltos
Ejercicio 1 — El cierre que tiene la casa hoy. Con las cuatro de la tabla bloqueando y las otras cinco avisando, calcula: los avisos al día, la fracción que se atiende, los errores que se cuelan al año y el coste total. Di después si el reparto es el mejor de los diez posibles.
Ver la solución
Paso 1 — Los disparos, repartidos. Bloquean 1, 2, 3 y 4: 402 + 268 + 161 + 930 = 1.761. Avisan las otras cinco: 2.949 + 1.744 + 657 + 1.428 + 1.186 = 7.964.
Paso 2 — Los avisos al día. 7.964 / 250 = 31,9. Con A₀ = 12, la atención es L = 1 / (1 + 31,9/12) = 0,274. Se lee uno de cada cuatro.
Paso 3 — Los errores que se cuelan. Errores reales entre los avisados: 2.949 + 785 + 460 + 785 + 1.186 = 6.165. Se cuelan 6.165 × (1 − 0,274) = 4.478 al año.
Paso 4 — Lo que cuestan. El daño bruto de esos avisos es 66.783 €. Por (1 − 0,274) salen 48.510 €.
Paso 5 — Lo que cuestan las paradas. B = 1.761 / 250 = 7,0 al día. p = 10,76 × (1 + 7,0/25) = 13,79 €. Y 1.761 × 13,79 = 24.287 €.
Paso 6 — El total y la comparación. 48.510 + 24.287 = 72.797 €. Las otras nueve opciones dan 154.787, 114.038, 81.739, 77.246, 108.516, 121.576, 150.087, 209.311 y 267.462 €. La de la casa es la mejor.
El reparto que tiene Pallarés es el correcto, y nadie lo eligió con esta cuenta delante. Que algo funcione no significa que se sepa por qué, y eso es exactamente lo que se pierde cuando cambia la persona que lo montó.
Ejercicio 2 — Que bloquee la del albarán. Alguien propone poner a bloquear la comprobación 5: el pedido nuevo de un bar no sale hasta que se cierre el albarán anterior. (a) ¿Qué pasa con el coste del cierre? (b) ¿Y con la caja parada? (c) ¿Compensa? (d) ¿Qué se hace entonces?
Ver la solución
Paso 1 — El coste del cierre. Con cinco bloqueando, los bloqueos pasan de 1.761 a 4.710 y p sube de 13,79 € a 18,87 €. Las paradas cuestan 88.872 € en vez de 24.287 €.
Paso 2 — Lo que se gana en errores. Los avisos bajan a 20,1 al día y la atención sube al 37,4 %. Los errores caen a 2.012 y su coste a 19.644 €.
Paso 3 — El total. 88.872 + 19.644 = 108.516 €, contra 72.797 €. Son 35.719 € más al año.
Paso 4 — La caja. Con la comprobación bloqueando, el albarán se cierra en dos días y no en veintiuno. La caja parada baja de 16.392 € a 1.561 €: se liberan 14.831 €.
Paso 5 — Las unidades, que es donde se falla. Los 35.719 € son al año, todos los años. Los 14.831 € son de una vez. No se restan: es el mismo cambio de unidad del módulo 4, con la caja liberada de una vuelta de stock.
Paso 6 — No compensa. Pagar 35.719 € cada año para soltar 14.831 € una sola vez no se sostiene con ninguna tasa.
Paso 7 — Lo que sí se hace. Bajar la tasa de disparo. Si el repartidor conforma en el móvil, el 2,8 % de reparos cae al 0,5 % y los albaranes pasan de 2.949 a 1.990. La caja parada baja a 11.060 €, se liberan 5.332 € y no se para ni un pedido.
Paso 8 — Y dónde está el techo. Por ese camino no se baja de 1.782 albaranes, que son las entregas que fallan. Eso ya no es papel: es el módulo 8.
Cuando una comprobación molesta, la discusión se va sola a bloquear o no bloquear. Las dos respuestas son caras. La tercera, que casi nunca se plantea, es que se dispare menos.
Ejercicio 3 — El albarán de febrero. Un bar reclama en mayo un albarán del 12 de febrero: dieciocho cajas. En febrero la tarifa decía 19,90 €; desde el 1 de marzo dice 20,60 €. Administración reimprime el albarán. (a) ¿Qué importe sale? (b) ¿Quién gana la discusión? (c) ¿Cuánto cuesta esto al año? (d) ¿Qué habría que cambiar?
Ver la solución
Paso 1 — Lo que sale por la impresora. El albarán no guarda precio: lo busca en la tarifa de hoy. 18 × 20,60 = 370,80 €.
Paso 2 — Lo que se facturó de verdad. 18 × 19,90 = 358,20 €. La factura de la segunda quincena de febrero lleva ese importe dentro de un total agrupado.
Paso 3 — Quién gana. El bar. Pallarés no puede probar cuál de los dos precios aplicó, y quien reclama no tiene que probar nada. Son 12,60 € de diferencia en un albarán.
Paso 4 — El año entero. 391 discusiones de precio, el 0,9 % de los pedidos. Se abona sin motivo en el 40 %: 156 × 8,40 € = 1.310 €. El tiempo: 391 × 20 min a 13,64 €/h = 1.777 €. Total 3.087 €.
Paso 5 — Lo que no está en esos 3.088 €. Que ningún albarán de la casa reconstruye su factura. El soporte del asiento contable no existe, y eso no se paga en euros hasta que alguien lo pide.
Paso 6 — El arreglo. Dos columnas en la tarifa, desde y hasta, para que un precio nuevo cierre al anterior en vez de borrarlo. Y un campo en la línea del albarán con el precio aplicado, copiado al cerrar.
Paso 7 — Por qué lleva años sin hacerse. Porque el coste nunca ha aparecido en ninguna hoja. Un fallo que no tiene número compite con cero cosas por el tiempo de nadie.
Un dato que se sobrescribe no se pierde el día que se borra. Se pierde el día que hace falta, y para entonces ya no hay forma de recuperarlo.
Se cruza con Contabilidad, y no de adorno
Un albarán entregado y sin facturar no es un papel pendiente. Es una venta hecha, y la contabilidad lo sabe aunque la casa no se haya enterado.
El ingreso se reconoce cuando se transfiere el control del producto, no cuando se emite la factura. Lo dice la norma de registro y valoración 14.ª del Plan General de Contabilidad.
Y hay una cuenta para eso: la 4309, «Clientes, facturas pendientes de formalizar». Si al cerrar el ejercicio esos albaranes no están ahí, el año cierra con ventas de menos y con un balance que no describe la casa.
| Lo que ve el almacén | Lo que ve la contabilidad |
|---|---|
| Un papel sin firmar en una bandeja | Una venta reconocida sin factura |
| Una lista de 170 líneas | 16.392 € en el activo corriente |
| «Ya se cerrará» | 1,4 días más de periodo medio de cobro |
El periodo medio de cobro de Pallarés pasa de 45,0 a 46,4 días por esta bandeja. Es poco, y es exactamente el tipo de poco que no se arregla nunca en ninguna casa.
Lo que este módulo no dice
No dice qué cuesta montar cada comprobación. Poner a funcionar la del lote pide un lector y un cambio en la recepción, y la del riesgo pide que el límite de crédito de cada cliente esté puesto y al día.
Tampoco dice nada del cliente. Un bar cuyo pedido se para dos veces se va a comprar al de enfrente, y el modelo solo le pone un 12 % de riesgo a ese pedido. Es un parche, no una medición.
Y no mide el daño de un control que se salta. Cuando se reparte una contraseña para desbloquear pedidos, el control deja de existir y las cuentas de esta página dejan de valer. Eso pasa siempre por el mismo sitio: bloqueando de más.
Quiz — Control y cierre
12 preguntas — se supera con 70% o más.