Automatizar la operación, por orden

Automatizar no es una decisión, son seis en fila

Si las seis piezas se pudieran construir el mismo lunes, el orden daría igual. No se puede. Hay una persona, y cada pieza le lleva unas semanas.

Aquí se cuenta con dos meses por pieza. La primera entra en marzo y ahorra diez meses. La última entra en enero del año siguiente y ese año no ahorra nada.

De ahí sale la única regla que gobierna una cola: lo que va delante cobra más veces. Y lo que va delante siendo malo también resta más veces.

Esto ya está escrito en esta escuela, con otro negocio delante. En Estrategia de adopción, Bermejo & Asociados ordena ocho ideas por euros al mes partidos por hora invertida. La sorpresa de allí es que el mejor caso de la lista no lleva IA dentro.

Aquí se añade lo que aquella tabla no tenía. Allí el riesgo era una columna con tres palabras: bajo, medio, alto. Aquí el riesgo va en euros y entra en la resta.

Los cuatro ejes, con sus anclas

Puntuar de uno a cinco es fácil y por eso se hace mal. Cada nota tiene que significar algo que se pueda comprobar en la operación. Si no, dos personas puntúan la misma tarea distinto y la fila cambia de dueño.

Los dos primeros ejes dicen cuánto se gana. Los dos últimos dicen cuánto se puede perder.

Las anclas de frecuencia no son redondas a propósito. Salen de la casa. Los 250 son los días de reparto, los 1.500 son seis rutas por esos días y los 43.472 son los pedidos del año. El 48 son las semanas que se trabajan, y también los remolques que llegan de Utrecht.

La reversibilidad va al revés de lo que parece. Cinco es bueno. Un aviso de más se deshace ignorándolo, y eso es un cinco. Una transferencia hecha no se deshace, y eso es un uno.

Un eje sin ancla es una opinión con número. La rúbrica no sirve para acertar: sirve para que dos personas distintas saquen la misma fila y puedan discutir por qué.

La frecuencia multiplica el error igual que multiplica el ahorro

Es la mitad del módulo y cabe en una línea. La frecuencia aparece dos veces en la cuenta, y en las dos con el mismo peso.

Conformar un albarán son treinta segundos. Por 43.472 pedidos salen 362 horas al año, que son 4.941,32 €. Nadie discute ese número y está bien calculado.

Ahora el otro lado. Pon que la máquina acierta el 99 % de las veces, que suena a mucho. El 1 % de 43.472 son 435 albaranes mal conformados al año. Casi dos al día.

Un albarán mal conformado cuesta unos 50 €: la factura sale con lo que no era, el bar llama, alguien la rehace y se abona. Y no se ve al momento. Se ve al cierre del mes.

ahorro bruto  = 43.472 × 0,5 min / 60 × 13,64 €  =  4.941,32 €
exposición    = 43.472 × 1 % × 50 € × 0,8         = 17.388,80 €
                                                    ───────────
ahorro neto                                        −12.447,48 €

La tarea que más horas ahorra de las seis es la que más dinero pierde. No por poco: pierde dos veces y media lo que ahorra.

Y hay una salida, que es el módulo entero. Con un 0,1 % de fallo la misma tarea deja 3.202,44 € al año y pasa a ser la primera de la fila. Nada más ha cambiado. Solo la tasa de fallo.

Esa tasa no baja sola. Baja cuando alguien lleva meses mirando lo que la máquina marca como raro. Es decir, baja cuando ya existe el validador.

El validador no toca dinero

En Pallarés ya hay uno a medias. El módulo del transporte y su coste por tramo lo usa: avisa cuando los kilómetros en vacío de una relación pasan del 35 %. También avisa si el margen de una línea baja del 8 %.

Un validador no hace nada. Mira lo que ha pasado y pone una marca. La marca la lee una persona, que decide.

Por eso su nota de coste de error es un uno. Si se equivoca avisando de algo que estaba bien, alguien pierde medio minuto. Si se equivoca callándose, el mundo queda exactamente como estaba sin él.

Los tres grados son una versión corta de la escala de Parasuraman, Sheridan y Wickens, que tiene diez. Tres bastan para ordenar una cola. Lo que importa es que el grado no lo fija la tecnología: lo fijas tú.

La misma pieza se puede construir en los tres grados. Proponer el pedido al proveedor puede avisar de que hay que pedir, proponer el pedido con sus 574 cajas, o mandarlo al proveedor a las siete de la mañana.

Y hay una trampa que Parasuraman y Riley midieron en 1997. Un aviso que acierta casi siempre deja de mirarse. Es el mismo problema que el umbral del 35 % en la línea de Utrecht: salta todas las semanas, así que ya no avisa de nada.

Lo primero que se automatiza es lo que, si se equivoca, cuesta una mirada. No es prudencia. Es que esa pieza es la que baja la tasa de fallo de todas las demás.

El modelo formal

Las dos cifras de cada tarea

Las cuatro notas se convierten en veces, minutos, euros y un factor. Después son dos multiplicaciones y una resta.

ahorro bruto = veces × minutos / 60 × coste de la hora
exposición   = veces × tasa de fallo × coste del error × irreversibilidad
ahorro neto  = ahorro bruto − exposición

irreversibilidad = (6 − nota de reversibilidad) / 5

La irreversibilidad vale 0,2 con un cinco y 1,0 con un uno. No es una constante de la naturaleza. Dice que un error que se deshace el mismo día cuesta la quinta parte que uno que no se deshace.

La tasa de fallo es una sola para las seis, y vale 1 %. Es la cifra más floja del modelo y hay un mando para moverla.

Las seis tareas de Pallarés

Hay un detalle que conviene mirar dos veces. Avisar y montar la ruta ahorran exactamente lo mismo, 2.557,50 €. Las dos se hacen a diario y las dos llevan tres cuartos de hora. Quien ordene por horas las pone juntas.

Y no van juntas por poco: van juntas de verdad, con cincuenta euros de diferencia. Ese es el único caso de los seis donde el orden por horas acierta.

Las dos filas

Con la tabla delante salen dos órdenes distintos. Uno mira la columna del bruto y el otro mira la del neto.

La fila de la derecha se corta. Las dos que faltan tienen el neto en negativo, así que construirlas cuesta dinero todos los años. No se construyen.

La fila de la izquierda no se corta nunca, y esa es su avería de verdad. Quien ordena por horas no mira el error, así que no tiene con qué frenar. Las construye las seis.

El primer año, con las altas escalonadas

Cada pieza entra dos meses después de la anterior. Lo que aporta al primer año es su neto por los meses que lleva viva.

por ahorro neto
  avisar      2.557,00 × 10/12 =  2.130,83 €
  ruta        2.507,50 ×  8/12 =  1.671,67 €
  pedido        477,50 ×  6/12 =    238,75 €
  tarifa          7,56 ×  4/12 =      2,52 €
                                 ───────────
                                  4.043,77 €

por horas ahorradas
  albarán   −12.447,48 × 10/12 = −10.372,90 €
  avisar      2.557,00 ×  8/12 =   1.704,67 €
  ruta        2.507,50 ×  6/12 =   1.253,75 €
  pedido        477,50 ×  4/12 =     159,17 €
  pago         −412,32 ×  2/12 =     −68,72 €
  tarifa          7,56 ×  0/12 =       0,00 €
                                 ────────────
                                  −7.324,04 €

El céntimo que baila en la segunda columna es el redondeo de dos líneas. La diferencia son 11.367,81 € en doce meses. No es el ahorro de automatizar. Es lo que cuesta automatizar en el orden equivocado.

Puesto al lado de otra cifra de la casa se entiende mejor. Las entregas fallidas de Pallarés se llevan 15.478 € al año. Ordenar mal esta cola cuesta casi lo mismo, y nadie lo apunta en ningún sitio.

Simulador: las seis tareas, puestas en fila

Empieza con las notas de la tabla. Elige una tarea arriba y mueve sus cuatro ejes: la fila entera se recoloca. Prueba primero lo que enseña el módulo. Coge «Conformar el albarán» y baja la tasa de fallo al 0,1 %: pasa de última a primera sin tocar ninguna de sus notas. Vuelve al 1 % y súbele la reversibilidad a 5, como si el sistema deshiciera solo una conformación mala: también sube. Y ahora la prueba incómoda. Coge «Avisar de lo raro» y súbele el coste de un error a 4. Es lo que pasa cuando el aviso deja de mirarse y alguien actúa a ciegas. El validador se cae del primer puesto.

✍️ Ejercicios resueltos

Ejercicio 1 — Los albaranes, con la cuenta entera. Conformar un albarán son treinta segundos y se hace en los 43.472 pedidos del año. Un albarán mal conformado cuesta 50 € y se descubre al cierre de mes. (a) Calcula el ahorro bruto. (b) Calcula la exposición con un 1 % de fallo. (c) Di el ahorro neto. (d) ¿Qué tasa de fallo lo deja a cero?

Ejercicio 2 — El pago al transportista. Pagar la factura de un remolque lleva quince minutos y se hace 48 veces al año. Un pago mal hecho cuesta 1.200 € y no se deshace. (a) Calcula el bruto, la exposición y el neto. (b) Si en vez de pagar solo propusiera el pago, ¿qué cambia? (c) Decide.

Ejercicio 3 — La fila entera, y lo que cuesta equivocarla. Con la tabla de las seis tareas delante: (a) monta las dos filas. (b) Calcula lo que deja cada una el primer año, con dos meses por pieza. (c) Explica por qué la fila por horas no se corta. (d) Di qué pasa en el segundo año.

Lo que este orden no dice

Tres cosas quedan fuera de la resta, y las tres pueden cambiar una decisión.

Lo que cuesta construir y mantener. La cuenta compara ahorros anuales y no cobra la obra. Sculley y su equipo midieron en 2015 lo que pesa el mantenimiento de un sistema de este tipo: casi siempre más que escribirlo. Aquí eso está fuera, y por eso el modelo empuja a automatizar.

Lo que le pasa a quien hacía la tarea. Bainbridge lo escribió en 1983 y sigue igual. Se automatiza lo fácil, y a la persona le queda lo difícil y lo raro. Encima pierde la práctica de lo fácil, que era donde se entrenaba.

En Pallarés eso tiene nombre. Si la ruta la monta la máquina todos los días, el día que se cae el sistema nadie sabe montarla. El módulo de la cadena ya avisaba de algo parecido: los eslabones no son independientes.

Y lo que dice la ley cuando la máquina decide sola. El artículo 22 del RGPD da derecho a no quedar sujeto a una decisión basada solo en un tratamiento automatizado, si produce efectos jurídicos o afecta de modo similar.

Aquí hay una trampa fina. Pallarés sirve a 380 clientes de hostelería y muchos son autónomos, o sea personas físicas. Cortarle el crédito a un bar de forma automática no es un ajuste de sistema. Es una decisión sobre una persona, y el artículo 22 la mira.

El Reglamento de IA es otra cosa y conviene no mezclarlos. Solo entra si dentro hay un sistema de IA. Cuatro de estas seis tareas se resuelven con reglas y una consulta, y ahí ese reglamento no pinta nada.

Se cruza con

IA · Estrategia de adopción. Es el otro extremo del cruce y hay que abrirlo. Allí Bermejo & Asociados ordena ocho ideas por euros al mes partidos por hora invertida, y la mejor de la lista resulta no llevar IA dentro. El riesgo está en una columna con tres palabras. Aquí esa columna se parte en dos —coste del error y reversibilidad— y entra en euros dentro de la resta. Ninguno de los dos módulos se sostiene solo: allí se elige qué vale la pena, aquí se elige qué va primero.

IA · La IA dentro de la operación. La ley de Amdahl, que es por qué «horas ahorradas» engaña incluso sin errores. Acelerar por tres una tarea que es un trozo del proceso deja el proceso un 23 % mejor. Las 362 horas de los albaranes son reales y aun así no son 362 horas de más caudal.

IA · Automatización y agentes. De allí sale la idea que este módulo usa sin nombrarla: si la salida de un paso se puede comprobar por máquina, el reintento cambia la fiabilidad. Un validador es exactamente eso puesto delante de la caja.

Módulo 1 de este máster. Cierra el círculo. Allí cada eslabón tenía su módulo y este era el último: la cadena vista otra vez, con máquinas. El eslabón que más restaba no era el que peor se veía, y la tarea que más horas ahorra no es la que va primero. Es la misma lectura dos veces.

Tronco Decidir, nivel 7. El criterio de parada fijado antes de que duela. La fila por ahorro neto se corta sola en la cuarta pieza, y se corta porque el criterio lo dice, no porque alguien se canse.